F-GAZ 2026 - OBOWIĄZKI ZARZĄDCY BUDYNKU KOMERCYJNEGO.
KOMPLETNY PRZEWODNIK

TL;DR - co musi zrobić zarządca budynku w 2026

1. Sprawdź, czy urządzenia zawierające co najmniej 5 ton ekwiwalentu CO₂ mają założoną Kartę Urządzenia w CRO (Centralnym Rejestrze Operatorów).
2. Wykonuj obowiązkowe kontrole szczelności zgodnie z ilością czynnika przeliczoną na CO₂e.
3. Korzystaj wyłącznie z certyfikowanych serwisów i techników F-gaz.
4. Prowadź i archiwizuj dokumentację serwisową oraz protokoły kontroli.
5. Przy planowaniu modernizacji HVAC uwzględnij nowe ograniczenia wynikające z Rozporządzenia UE 2024/573 oraz stopniowe wycofywanie czynników o wysokim GWP.

Co to jest F-gaz i dlaczego dotyczy zarządcy budynku

F-gazy (fluorowane gazy cieplarniane) to substancje stosowane m.in. w klimatyzacji, chłodnictwie i pompach ciepła. Ze względu na wysoki wpływ na efekt cieplarniany ich stosowanie jest regulowane przez przepisy unijne i krajowe.

Przykładowo czynnik R410A, powszechnie stosowany w starszych systemach klimatyzacyjnych VRF, ma współczynnik GWP równy 2088. Oznacza to, że 1 kg tego czynnika ma wpływ klimatyczny odpowiadający 2088 kg CO₂.

Większość nowoczesnych urządzeń HVAC w budynkach komercyjnych wykorzystuje czynniki objęte przepisami F-gaz, m.in.: systemy VRF, pompy ciepła, chillery i agregaty wody lodowej, klimatyzacja precyzyjna, urządzenia chłodnicze w serwerowniach i pomieszczeniach technicznych.

Niektóre urządzenia wykorzystujące naturalne czynniki chłodnicze, np. R290 (propan), CO₂ (R744) lub amoniak (R717), nie podlegają przepisom dotyczącym fluorowanych gazów cieplarnianych.

Podstawy prawne - przepisy F-gaz w 2026

Obowiązki operatorów urządzeń wynikają przede wszystkim z:
‍
1. Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2024/573,
2. Ustawy z 15 maja 2015 r. o substancjach zubożających warstwę ozonową,
3. Rozporządzeń wykonawczych dotyczących CRO, certyfikacji oraz dokumentacji.

Nadzór nad przestrzeganiem przepisów sprawuje Wojewódzki Inspektor Ochrony Środowiska (WIOŚ). Centralny Rejestr Operatorów (CRO) prowadzony jest przez Instytut Chemii Przemysłowej.

Obowiązek 1: Karta Urządzenia w CRO

Urządzenia zawierające fluorowane gazy cieplarniane w ilości odpowiadającej co najmniej 5 tonom ekwiwalentu CO₂ wymagają założenia Karty Urządzenia w CRO.

Jak obliczyć ekwiwalent CO₂?
Wzór: masa czynnika (kg) × GWP = kg CO₂e
‍
Przykład: agregat VRF zawierający 5,9 kg R410A odpowiada ok. 12,3 t CO₂e. Takie urządzenie wymaga zarówno Karty Urządzenia, jak i okresowych kontroli szczelności.

Co zawiera Karta Urządzenia?

• dane urządzenia,
• producenta i numer seryjny,
• rodzaj i ilość czynnika,
• historię kontroli szczelności,
• informacje o naprawach i odzysku czynnika,
  
• dane operatora,
• dane certyfikowanego serwisu.

Kary administracyjne

Brak prowadzenia wymaganej dokumentacji lub niewywiązywanie się z obowiązków może skutkować administracyjną karą pieniężną nawet do 30 000 zł - w zależności od rodzaju naruszenia.

Obowiązek 2: Kontrole szczelności

Częstotliwość kontroli zależy od ilości ekwiwalentu CO₂ w urządzeniu.

Kontrole mogą wykonywać wyłącznie osoby posiadające odpowiedni certyfikat F-gaz dla personelu. Firma wykonująca serwis musi posiadać certyfikat dla przedsiębiorstwa.

Brak terminowych kontroli lub korzystanie z niecertyfikowanego serwisu może skutkować sankcjami administracyjnymi oraz problemami formalnymi podczas kontroli WIOŚ.

Obowiązek 3: Korzystanie z certyfikowanego serwisu

Każdy technik wykonujący czynności związane z czynnikiem chłodniczym powinien posiadać indywidualny certyfikat F-gaz.

Przed wyborem serwisu warto sprawdzić: certyfikat F-gaz przedsiębiorstwa, certyfikaty techników, wpis firmy do bazy UDT, możliwość prowadzenia dokumentacji zgodnej z CRO, doświadczenie w obsłudze instalacji komercyjnych.

Korzystanie z niecertyfikowanego serwisu może oznaczać naruszenie przepisów oraz ryzyko problemów gwarancyjnych.

Obowiązek 4: Dokumentacja i archiwizacja

Operator powinien przechowywać dokumentację dotyczącą urządzeń i czynników chłodniczych przez minimum 5 lat.

W praktyce oznacza to archiwizację: protokołów kontroli szczelności, dokumentów serwisowych, informacji o odzysku i uzupełnianiu czynnika, certyfikatów wykonawców, dokumentacji CRO, faktur i dokumentów zakupu czynnika.

Brak dokumentacji podczas kontroli może zostać potraktowany jako niewykonanie obowiązku.

Zmiany w 2026 i kolejnych latach - Rozporządzenie UE 2024/573

Nowe rozporządzenie UE przewiduje dalsze ograniczanie stosowania czynników o wysokim współczynniku GWP.

Przepisy wprowadzają etapowe zakazy dotyczące części nowych urządzeń HVAC wykorzystujących czynniki chłodnicze o wysokim GWP.

Zakres ograniczeń zależy m.in. od: rodzaju urządzenia, zastosowania, mocy, wymogów bezpieczeństwa, typu czynnika chłodniczego.

W praktyce rynek stopniowo przechodzi na rozwiązania wykorzystujące czynniki o niższym wpływie klimatycznym, takie jak: R32, R290, R454B, R515B.

Co to oznacza dla zarządcy budynku?

Istniejące urządzenia z R410A nadal mogą być eksploatowane, dostępność czynników o wysokim GWP będzie stopniowo maleć, ceny serwisu i uzupełniania czynnika mogą rosnąć, planując modernizację HVAC warto uwzględniać urządzenia o niższym GWP.

Dla budynków krytycznych np. serwerowni, obiektów medycznych czy produkcyjnych warto wcześniej zaplanować strategię wymiany starszych systemów.

Phase-down HFC w UE

Unia Europejska realizuje stopniową redukcję dostępności HFC na rynku.

W praktyce oznacza to: zmniejszanie podaży czynników o wysokim GWP, wzrost kosztów części serwisów, większą dostępność urządzeń opartych na alternatywnych czynnikach chłodniczych.

Rynek już obserwuje znaczące wzrosty cen wybranych czynników chłodniczych w porównaniu z okresem sprzed kilku lat.

Checklista zgodności F-gaz dla zarządcy budynku

Najczęstsze błędy zarządców

„To mała klimatyzacja - przepisy nas nie dotyczą”
Nawet niewielkie urządzenia mogą podlegać części obowiązków serwisowych i eksploatacyjnych.

„Tańszy serwis bez certyfikatu wystarczy”
Odpowiedzialność za zgodność z przepisami spoczywa na operatorze urządzenia.

„Mamy protokół, więc wszystko jest załatwione”
Dokumentacja powinna być kompletna i aktualizowana również w CRO.

„Wymienimy urządzenia dopiero, gdy zabraknie R410A”
Odkładanie modernizacji może oznaczać wyższe koszty serwisowe i problemy z dostępnością czynnika w kolejnych latach.

FAQ

Kto jest „operatorem” urządzenia w rozumieniu przepisów F-gaz?
Operatorem jest podmiot sprawujący faktyczną kontrolę techniczną nad urządzeniem.
W praktyce w budynkach komercyjnych najczęściej jest to: właściciel budynku, zarządca nieruchomości, dział techniczny lub w niektórych przypadkach najemca. To operator odpowiada za realizację obowiązków F-gaz, prowadzenie dokumentacji oraz ewentualne konsekwencje podczas kontroli WIOŚ.

Co grozi za brak Karty Urządzenia w CRO?
Brak wymaganej Karty Urządzenia lub nieprawidłowe prowadzenie dokumentacji może skutkować administracyjną karą pieniężną nawet do 30 000 zł - w zależności od rodzaju naruszenia i decyzji organu kontrolującego.WIOŚ może również żądać okazania dokumentacji serwisowej i historii kontroli urządzeń.

Jak często trzeba wykonywać kontrolę szczelności systemu VRF?
To zależy od ilości ekwiwalentu CO₂ w instalacji. W praktyce typowe systemy VRF mieszczące się w zakresie 5–50 t CO₂e wymagają kontroli co 12 miesięcy, większe instalacje 50–500 t CO₂e - co 6 miesięcy, bardzo duże systemy powyżej 500 t CO₂e - co 3 miesiące. Jeżeli instalacja posiada system automatycznego wykrywania nieszczelności, okresy kontroli mogą zostać wydłużone dwukrotnie.

Czy mogę samodzielnie założyć Kartę Urządzenia w CRO?
Tak. Operator może samodzielnie utworzyć Kartę Urządzenia w systemie CRO.

Czy każda firma HVAC może wykonywać serwis F-gaz?
Nie. Firma wykonująca czynności związane z fluorowanymi gazami cieplarnianymi powinna posiadać certyfikat F-gaz dla przedsiębiorstwa, a technicy wykonujący prace indywidualne certyfikaty dla personelu. Przed podpisaniem umowy warto sprawdzić: numer certyfikatu, ważność uprawnień, wpis do rejestru UDT, doświadczenie w obsłudze instalacji komercyjnych.

Czy urządzenia z R410A trzeba wymieniać w 2026?
Nie ma obecnie obowiązku wymiany sprawnych urządzeń wykorzystujących R410A wyłącznie z powodu rodzaju czynnika chłodniczego. Należy jednak pamiętać, że dostępność czynników wysokiego GWP będzie stopniowo maleć, ceny serwisu i uzupełniania czynnika mogą rosnąć, nowe przepisy UE ograniczają możliwość wprowadzania na rynek części nowych urządzeń opartych na czynnikach o wysokim GWP. Dlatego przy planowaniu modernizacji warto uwzględniać urządzenia wykorzystujące czynniki o niższym wpływie klimatycznym.

Co zmieni się w przepisach F-gaz w latach 2027–2030?
Rozporządzenie UE 2024/573 przewiduje dalsze ograniczanie stosowania fluorowanych gazów cieplarnianych o wysokim GWP. W praktyce oznacza to dalszy phase-down HFC w UE, ograniczenia dla części nowych urządzeń HVAC, wzrost znaczenia czynników takich jak R32, R290 czy R454B, możliwy wzrost kosztów serwisowania starszych instalacji. Zakres ograniczeń zależy jednak od typu urządzenia, zastosowania i parametrów technicznych instalacji.

Czy pompy ciepła również podlegają F-gaz?
Tak, jeśli wykorzystują fluorowane czynniki chłodnicze z grupy HFC. Dotyczy to większości obecnie eksploatowanych pomp ciepła. Pompy wykorzystujące naturalne czynniki, np. R290 (propan), nie podlegają przepisom dotyczącym fluorowanych gazów cieplarnianych.

Jak należy dokumentować uzupełnienie czynnika chłodniczego?
Każde uzupełnienie czynnika powinno zostać odpowiednio udokumentowane. W praktyce dokumentacja obejmuje: datę wykonania czynności, ilość uzupełnionego czynnika, przyczynę uzupełnienia, dane urządzenia, dane certyfikowanego technika i firmy, aktualizację dokumentacji serwisowej i CRO - jeśli urządzenie podlega obowiązkowi rejestracji.

Kto odpowiada za obowiązki F-gaz w wynajmowanym budynku?
Odpowiedzialność spoczywa na operatorze urządzenia, czyli podmiocie sprawującym rzeczywistą kontrolę techniczną nad instalacją. W zależności od zapisów umowy może to być właściciel, zarządca, najemca lub zewnętrzny operator techniczny. W przypadku obiektów komercyjnych warto jasno określić odpowiedzialność za obowiązki F-gaz w umowach najmu i umowach technicznych.

Czy WIOŚ może kontrolować dokumentację wstecz?
Tak. WIOŚ może zażądać okazania dokumentacji dotyczącej urządzeń oraz wykonanych czynności serwisowych za poprzednie lata. Dlatego warto przechowywać protokoły kontroli, dokumenty serwisowe, historię wpisów CRO, certyfikaty wykonawców, dokumenty zakupu czynnika przez co najmniej 5 lat.

Czy brak wpisu do CRO oznacza automatycznie karę?
Nie zawsze. Organ kontrolujący ocenia rodzaj naruszenia, skalę nieprawidłowości oraz sposób prowadzenia dokumentacji. Brak wymaganych wpisów lub nieaktualna dokumentacja mogą jednak stanowić podstawę do wszczęcia postępowania administracyjnego i nałożenia kary pieniężnej.

Piotr Kopestyński

Manager w Technowent - firmie zajmującej się serwisem i modernizacją systemów HVAC w Warszawie. Od wielu lat związany z rodzinną firmą i technologiami HVAC. Dzięki jego zaangażowaniu oferta Technowent została precyzyjnie dopasowana do potrzeb klientów biznesowych, przyczyniając się do podnoszenia standardów w branży serwisowo-instalatorskiej.