Podczas naszej współpracy z klientami dostrzegamy, że często mają oni problemy w komunikacji z podwykonawcami. Problemy te zwykle obejmują brak informacji dotyczących postępu prac, opóźnienia w realizacji zleceń oraz trudności w bezpośrednim kontakcie – podwykonawcy nie odbierają telefonu.

‍

W odpowiedzi na te wyzwania postanowiliśmy przygotować artykuł, w którym przedstawimy ogólne zasady, którymi kierujemy się w utrzymaniu dobrej komunikacji. Jako firma podwykonawcza HVAC,  dążymy do zapewnienia naszym klientom stabilnego i efektywnego kontaktu podczas całego procesu współpracy.

‍

‍

Z czego wynika problem?

‍
Aby podjąć dyskusję na temat usprawnienia komunikacji z podwykonawcami, istotne jest przede wszystkim zrozumienie, jakie czynniki mają wpływ na ten problem.

‍

Setki ofert - zero zleceń

Największym czynnikiem utrudniającym komunikację jest rozbieżność między liczbą wykonanych ofert, a brakiem zleconych prac.

‍

Ogromny inwestor - skomplikowane prace

W obliczu współpracy między małymi podwykonawcami a dużymi firmami, jednym z głównych wyzwań, które się pojawiają, jest trudność małych firm w sprostaniu ogromnej ilości wymagań, jakie stawiają przed nimi ich znacznie więksi partnerzy biznesowi.

‍

Opóźniona płatność lub jej brak

Małe firmy często nie dysponują takimi zasobami finansowymi jak duże korporacje. Dlatego też, opóźnienia w płatnościach mogą skutkować brakiem płynności finansowej.

‍

‍

‍

‍

Jak poprawić komunikację - setki ofert, a zero zleceń

‍
Zleć nawet mały zakres prac podwykonawcy – nie zostawiaj go bez zlecenia.

‍

Dla mniejszych podwykonawców, którzy często przygotowują oferty w godzinach nocnych lub porannych, poświęcając wiele godzin na ich tworzenie, brak zleceń może powodować niechęć do współpracy. W takich sytuacjach właściciele firm mogą przestać odbierać telefon od firm zlecających, co prowadzi do utrudnionej komunikacji.

‍

Dlatego ważne jest równoważenie liczby zapytań ofertowych z faktyczną ilością zleceń.‍

‍

‍

Jak poprawić komunikację - ogromny inwestor i skomplikowane prace

‍
Pomóż podwykonawcy w formalnościach, tłumacz z czego wynikają turbulencje i zmiany - nie zostawiaj go samego.

‍

Małe firmy podwykonawcze, często dysponujące ograniczonymi zasobami i personelem, mogą być zmuszone do poświęcenia znacznej ilości czasu na pisanie poprawek, odpowiadanie na mnóstwo wiadomości oraz uzupełnianie rozległej dokumentacji.

‍

Współpraca z dużymi firmami często wymaga przestrzegania rygorystycznych standardów, a każda poprawka, czy dodatkowe żądanie może oznaczać dla małych podwykonawców konieczność znacznego nakładu czasu i zasobów.

‍

Dodatkowo, procesy biurokratyczne i formalności mogą być nieproporcjonalnie bardziej czasochłonne dla mniejszych podmiotów, które nie dysponują takimi samymi możliwościami kadrowymi i finansowymi jak ich więksi partnerzy.

‍

Taki nadmiar obowiązków może prowadzić do przeciążenia zasobów oraz opóźnień w realizacji zleceń, co w konsekwencji może zaszkodzić relacji, a co za tym idzie komunikacji z dużymi firmami i utrudnić przyszłe możliwości współpracy.

‍

W związku z tym istotne staje się zrównoważenie wymogów stawianych małym podwykonawcom oraz poszukiwanie efektywnych rozwiązań, które umożliwią im skuteczne wywiązywanie się ze swoich zobowiązań, bez nadmiernego obciążania ich zasobów.

‍

‍

Jak poprawić komunikację - opóźniona płatność lub jej brak

‍
Płać na czas lub informuj podwykonawcę o opóźnieniach w płatnościach, pośrednicz w rozmowach podwykonawcy ze swoim działem finansowym – nie zostawiaj go samego.

‍

Bez wystarczających środków finansowych, wykonawca może mieć problemy z pokryciem kosztów pracy, materiałów i innych wydatków związanych z projektem.

‍

Opóźnienia w płatnościach mogą również wywołać ogólną niepewność finansową wśród podwykonawców, wpływając na ich obawy dotyczące przyszłych zleceń, stabilności finansowej firmy oraz zdolności do spłacania zobowiązań.

‍

Konieczność sięgnięcia po dodatkowe źródła finansowania może z kolei generować dodatkowe koszty i obciążenia finansowe dla firmy lub nie jest w ogóle brana pod uwagę przez małych podwykonawców.

‍

Trudno się dziwić właścicielowi małej firmy, że nie odbiera telefonu, szczególnie gdy duży przedsiębiorca naciska na kontynuację prac, pomimo nieuregulowania płatności za wykonane części robót.

‍

‍

Podsumowanie

‍
Poprawa komunikacji z małymi podwykonawcami HVAC jest bardzo szerokim zagadnieniem i najczęściej jest uzyskiwana poprzez połączenie kilku działań zarówno przed wykonaniem prac, w trakcie i po zakończeniu. Na każdym z tych etapów istnieje szereg czynników, na które należy zwrócić uwagę, aby efektywnie poprawić komunikację

‍

W Technowent staramy się komunikować potencjalne problemy inwestorom jeszcze przed ich pojawieniem się. Razem próbujemy wypracować rozwiązania, które będą satysfakcjonujące dla obu stron.

‍

‍

Przyjęliśmy i stosujemy 4 zasady

‍

Odbieramy telefon lub oddzwaniamy, jeśli akurat nie możemy rozmawiać.

‍

Jeśli nie jesteśmy w stanie lub nie chcemy wykonać określonych prac, postępujemy zgodnie z zasadą otwartości i bezpośrednio odmawiamy, zamiast unikać kontaktu przez nieodebranie telefonu.

‍

W trakcie prowadzenia prac systematycznie informujemy klienta o postępie.

Dzięki temu ma on pełną wiedzę na temat fazy realizacji prac i może zgłaszać swoje uwagi, jeśli ma taką potrzebę. Jeśli klient wprowadza jakiekolwiek zmiany, prosimy o jak najszybsze poinformowanie nas o nich.

‍

W przypadku wystąpienia problemów z realizacją lub przesunięcia terminu zakończenia prac, natychmiast informujemy klienta, aby uniknąć niespodzianek na końcowym etapie projektu.