Wielu zleceniodawców narzeka na to, że firmy, którym zlecają prace są nieterminowe. To jeden z większych problemów w naszej branży. Dlaczego tak się dzieje i co zrobić, żeby rozwiązać ten problem?

‍

📌 Z tego artykułu dowiesz się, jakie konkretne kroki należy podjąć, aby zapewnić terminowe wykonanie pracy przez twojego wykonawcę lub podwykonawcę.

‍

‍

Zanim rozpoczniesz prace

‍

Biorąc pod uwagę wieloletnią pracę na rynku budowlanym zauważyłam, że zleceniodawca po wybraniu wykonawcy, wydłuża proces podpisania umowy i rozpoczęcia prac lub po zleceniu prac, wykonawca wydłuża czas zanim je zacznie.

‍

Dzieje się to z różnych powodów:

‍

1️⃣ Brakuje wystarczających środków do zrealizowania zadania w danym momencie. Ten brak zasobów jest główną przyczyną przesuwania się całego procesu w czasie.

‍

2️⃣ Brakuje jasnej koncepcji, co do tego, co dokładnie i w jaki sposób trzeba zrobić.

‍

3️⃣ Istnieje brak odpowiednio przygotowanej dokumentacji technicznej, która wskazywałaby konkretne prace do wykonania.

‍

Jeśli nie ma wystarczających środków finansowych, a rozpoczęcie zadania jest przesuwane w czasie, to należy się liczyć z tym, że również zakończenie prac ulegnie zmianie.

‍

Jeśli zleceniodawca nie dostarczył sprecyzowanej koncepcji, wykonawca stara się ją wypracować, szukając specjalistów, którzy mogliby pomóc. To może wydłużyć czas rozpoczęcia prac, a w konsekwencji cały proces wykonania.

‍

Jeśli wykonawca nie otrzymał odpowiedniej dokumentacji dotyczącej doboru urządzeń, konieczne może być zwrócenie się do projektanta o wsparcie na tym etapie. Niestety, taka sytuacja może również znacząco wydłużyć proces realizacji projektu.

‍

💡 Jeśli zleceniodawca chce zachować ustalone terminy warto, żeby odpowiednio wcześniej:

‍

1️⃣ Miał zarezerwowane środki finansowe.

‍

2️⃣ Zadbał o przygotowanie konkretnej koncepcji – najczęściej przy naprawie lub wymianie instalacji lub jej części.

‍

3️⃣ Miał gotowy projekt wykonawczy do zrealizowania zadania – najczęściej chodzi tu o fit-out lub wymianę dużych elementów instalacji.

‍

Tak przygotowany zleceniodawca będzie mógł dużo łatwiej określić ostateczny termin wykonania prac i tego się trzymać, bo wykonawca dokładnie wie co ma robić i potrafi rozpisać wszystkie etapy prac na części, stworzyć realny harmonogram i wykonać prace w terminie.

‍

‍

Zanim podpiszesz umowę

‍

Jeśli cały proces zamawiania i rozpoczęcia prac przedłuża się, należy liczyć się z tym, że potencjalni wykonawcy mają już inne realizacje w toku i nie mogą niezwłocznie przystąpić do prac.

‍

Wielokrotnie obserwowałam, jak wykonawcy, mając jedną realizację, podejmowali się drugiej, trzeciej i kolejnej, nie chcąc stracić klienta. Nie brali jednak pod uwagę tego, że nie uda im się wszystkich prac zrealizować w terminie.

‍

💡 Zleceniodawca, podczas rozmów z wykonawcą, powinien dokładnie zorientować się, jak dużo prac ma do wykonania oraz jak bardzo te prace go absorbują:

‍

Powinien więc:

‍

1️⃣ Ustalić realny termin zakończenia realizacji lub

‍

2️⃣ Wybrać innego wykonawcę, który jest w danej chwili mniej obłożony i zakończy prace w zakładanym przez zleceniodawcę terminie.

‍

Czasami warto zapłacić więcej za usługę, aby mieć pewność, że zostanie ona wykonana zgodnie z harmonogramem, niż wybierać tańszą opcję i ciągle martwić się opóźnieniami w terminach.

‍

‍

Na początku realizacji prac

‍

Często zleceniodawca ustala odpowiadający mu termin końcowy prac, nie interesując się, czy i ile czasu wykonawca musi czekać na dostawę np. urządzeń. Zwykle terminy dostawy urządzeń są długie, a zdarza się, że firmy dostarczające sprzęt, opóźniają się z dostawami.

‍

Oczywiste jest, że opóźnienia te mają wpływ na cały proces realizacji prac, ponieważ po dostawie konieczne jest jeszcze zamontowanie tych urządzeń, a ten etap zazwyczaj pochłania dużo czasu.

‍

Jeśli prace są złożone, często pojawia się sytuacja, w której opóźnienia w jednych zadaniach skutkują niemożnością rozpoczęcia kolejnych.

‍

Tak dzieje się np. podczas naszych prac, jeśli nie zakończymy montażu instalacji wentylacji wykonawca budowlany nie może zamontować sufitu podwieszonego.

‍

💡 Zleceniodawca warto, żeby:

‍

1️⃣ Omówił szczegółowo harmonogram prac z wykonawcą na początku realizacji , ustalił terminy zakończenia poszczególnych etapów prac oraz współpracę z innymi podwykonawcami.

‍

2️⃣ Rozmawiał systematycznie z wykonawcą w trakcie realizacji prac, tak żeby na bieżąco rozwiązywać kolizje i znajdować rozwiązania.

‍

3️⃣ Zwrócił uwagę na termin zakończenia prac w umowie, który powinien być ustalony z uwzględnieniem dodatkowego zapasu czasu, na wypadek nieprzewidzianych okoliczności.

‍

Zwrócenie szczególnej uwagi na szczegóły w harmonogramie, jest kluczem do terminowego zakończenia prac.

‍

‍

Wnioski

‍

Czyli najważniejsze elementy, o których powinien pomyśleć zleceniodawca, tak aby zadanie zostało zrealizowane w terminie:

‍

✅ Przygotować finansowanie zadania oraz  koncepcję lub szczegółowy projekt wykonawczy

‍

✅ Przeprowadzić rozeznanie co do rzeczywistej możliwości zakończenia prac, zgodnie z oczekiwanym terminem

‍

✅ Przeanalizować z wykonawcą szczegółowy harmonogram prac

‍

I na koniec jeszcze kilka uwag, które mogą się przydać, a które przyspieszają realizacje:

‍

1️⃣ Jeśli zleceniodawca ma bardzo mało czasu na realizację, można podjąć następujące działanie: rozpoczynając projekt, projektant dobiera w pierwszej kolejności urządzenia, które wykonawca może już zamówić. Wówczas czas oczekiwania na urządzenia zbiegnie się z czasem wykonania ostatecznego projektu. Po otrzymaniu gotowego projektu, wykonawca natychmiast odbiera urządzenia i może przystąpić do ich montażu, bez konieczności oczekiwania kolejnych tygodni na dostawę sprzętu.

‍

2️⃣ Zleceniodawca oprócz kar umownych za opóźnienia ustala nagrody za wykonanie prac w terminie lub przed terminem i mogą to być:

‍

- nagrody finansowe

- premie procentowe (uzależnione od stopnia przyspieszenia projektu)

- kolejne projekty do realizacji